Comunicação e Novas Tecnologias

Sistemas de Informação

Introdução

A tecnologia tem evoluído muito nos últimos anos, facilitou a vida das pessoas economizando tempo, dinheiro e aumentando os lucros. No mundo globalizado tudo gira em torno da tecnologia, dependemos dela diretamente ou indiretamente, pois em tudo que consumimos há utilização de recursos tecnológicos e sua produção. Mas para que a tecnologia seja usada de forma satisfatória visando o crescimento e o desenvolvimento é indispensável o uso dos sistemas de informação, sendo que todos os processos de negócios são baseados em informações. Sistemas de informação são todo e qualquer dispositivo capaz de armazenar informações, podendo ser computadorizados ou não. Eles são essenciais para qualquer nível hierárquico sendo responsáveis pela administração, planejamento e são fatores decisivos em uma organização. O mundo globalizado nos oferece informa­ções divulgadas e acessíveis através de diver­sos meios. Ter controle, facilidade de aces­so, e manter um gerenciamento integrado sobre essas informações passou a ser um diferencial para que se possa atingir objetivos desejados e, atualmente, gerenciar as infor­mações passa a não ser mais suficiente. De uma maneira integrada e relacionada, inicia-se a falar de gerenciamento ou gestão do co­nhecimento.

Os sistemas de informação

A tecnologia tem se evoluído muito, trazendo recursos favoráveis às atividades do dia-a-dia e a cada dia surge uma novidade no mercado. Devido à este crescente avanço é necessário que todos acompanhe a tecnologia recebendo informações através dos meios de comunicação , que são responsáveis pelo desenvolvimento e crescimento tanto de uma organização quanto de todo o país. E para obter uma boa informação é necessário a utilização de um conjunto de sistemas que atenda as necessidades dos gestores com confiabilidade e agilidade, para isso é preciso entender o funcionamento dos sistemas de informação para manter as informações sempre atualizadas.

 Para se conseguir tamanho desempenho, se faz necessário ter informações seguras e em tempo hábil, e, neste momento, um siste­ma informatizado de gestão de informações, em sua implantação adequada, apresenta-se como indispensável. Para sair de uma suposição estraté­gica, as empresas terão que realizar uma im­plantação estável e compatível com sua cultu­ra, e estrutura sócio-econômica. Não adian­ta a empresa ter um processo administrati­vo adequado, se faltar um sistema de gestão de informações gerenciais que alimente este processo decisório, bem como o desenvolvi­mento, a implementação e a avaliação das decisões e ações posteriores.

Sistemas de informação são todo e qualquer dispositivo capaz de armazenar informações, que pode ser feito por pessoas, métodos e máquinas, que dependem exclusivamente de conhecimentos administrativos e operacionais. É indispensável tanto no contexto interno como no relacionamento com o exterior, sendo utilizado para obter informações das áreas funcionais como os setores econômicos, estratégicos, táticos e organizacionais. Em uma organização os sistemas de informação são indispensáveis na tomada de decisões e planejamento estratégico.

Os quatro tipos de sistemas de informação

Os sistemas de informação se classificam em sistemas de processamentos de transações, sistemas de informações gerenciais, sistemas especialistas e sistemas de apoio à tomada de decisão.

Os sistemas de processamento de transações (SPT) são ligados à rotina operacional de uma empresa, onde os recursos são predefinidos e estruturados. Realizam registros de todas as transações econômicas de uma organização como folha de pagamento, compras, vendas, marketing, fabricação, produção, finanças, contabilidade e recursos humanos.

Os sistemas de informações gerenciais (SIG) dão suporte aos níveis gerenciais com relatórios e históricos de econômicos, obtidos pelos SPT,  através de comparações de desempenho, além de agrupar e sintetizar dados de organização que facilitam a tomada de decisões.

Os sistemas de apoio à decisão (SAD) são sistemas voltados aos níveis estratégicos e tomada de decisões, usando informações obtidas pelos SPT, SIG e informações externas. Tem maior poder analítico em relação aos outros sistemas, possuem interface de fácil acesso e atendimento aos usuários, são interativos, com capacidade de alterar e incluir dados através de menus que facilitam as projeções e análises.

Os sistemas especiais (SE) analisam informações sobre uma classe específica, é especialista em um domínio de atividade, lidando com o conhecimento a respeito de algum assunto pata retirar conclusões.

Os sistemas de informação se relacionam entre si para atender todos os níveis organizacionais, sendo o mais importante para a realização de todas as operações os SPT, por ser a fonte de todos os dados. Os SE recebem dados de níveis inferiores, enquanto os outros trocam dados entre si. Existem ainda, outros sistemas de informação que facilitam ao acesso e compreensão das informações na administração.

Vantagens dos Sistemas de Informação

Os sistemas de informação trabalham juntos visando um objetivo comum, o crescimento e desenvolvimento de uma organização, sendo grande o número de benefícios. Eles proporcionam ao fluxo de informações maior agilidade, organização, integridade e veracidade, reduzem os custos operacionais e administrativos que resulta e ganho, produtividade e estabilidade, além de garantir maior segurança de acesso à informação. As vantagens comerciais são o suporte à tomada de decisão, valor agregado ao produto, aumento da qualidade do produto, oportunidade de negócios, carga de trabalho manual reduzida e principalmente o controle das operações. O software de gestão de base de dados permite que os dados sejam acedidos de diversas maneiras. Nomeadamente, os dados podem ser visualizados através de pesquisas sobre qualquer um dos campos da tabela.Hoje as vantagens competitivas são obtidas através da utilização de redes de comunicação e sistemas informáticos que interrelacionam empresas, clientes e fornecedores.

Desvantagens dos Sistemas de informação

Apesar de tantas vantagens há também as desvantagens dos sistemas de informação. A principal, e mais significativa, desvantagem dos sistemas de gestão de base de dados é o seu custo, não tanto em termos de preço do software de base, mas fundamentalmente em despesas de desenvolvimento. É um tipo de software altamente sofisticado que requer, para o seu desenho e desenvolvimento, pessoal com uma formação adequada.
Os custos resultantes duma má conceptualização são enormes. A construção duma base de dados deficiente tem consequências nefastas numa organização. As empresas que não aceitarem ou não possuem condições para acompanhar as mudanças não conseguirão integrar processos funcionais e empresarias, além do custo também envolve tempo o que pode fazer que o sistema quando pronto fique desatualizado. Ainda pode ocorrer que as empresas não alcancem suas metas e fiquem desatualizadas, pois não atenderão o consumidor da forma que ele exige perdendo a competitividade. As menores organizações ou as que possuem sistemas isolados que atendem suas necessidades podem não optar pelos sistemas de informação integrados.

O índice de empregos no mundo atual se modificou devido aos avanços da tecnologia. Com a aplicação de novos recursos tecnológicos viu-se a necessidade de adquirir mão-de-obra qualificada para lidar com estes recursos, momento em que os funcionários de uma organização que não são qualificados perdem sua posição para a mão-de-obra qualificada. E com estes recursos mais ágeis é necessário da atuação de um número menor de trabalhadores, diminuído o número de empregos e só emprega a mão-de-obra qualificada o que aumenta o índice de emprego entre a população de mão-de-obra não qualificada.

Custo X Benefícios

Os sistemas de informação exigem alguns custos da organização, por exemplo, na aquisição, manutenção e depreciação dos sistemas qualificáveis de equipamentos como o hardware; na aquisição, desenvolvimento e manutenção das aplicações informáticas como o software;  com salários, prestações sociais e formação de profissionais; com eletricidade, aquecimento, segurança e limpeza das instalações; em despesas da organização como telefone e custos de secretariado etc.

 Com os investimentos mencionados haverá benefícios no setor qualificável monetário como a redução de materiais desperdiçados, no setor qualificável não monetário como o redução no tempo da produção e entrega, no setor não qualificável  como em registros mais completos, precisos e uniformes. Com a implantação desta tecnologia haverá uma melhora na acessibilidade às informações da organização e também do exterior, o que resulta em um bom aproveitamento de tempo, bons investimentos que geram lucros à organização.

Para existir os benefícios é necessário a existência dos custos, que mesmo sendo autos, você estará investindo no seu próprio negócio.

Requisitos necessários para aplicação dos modelos de sistemas de informação

Para uma organização implantar os sistemas de informação é necessário que ela tenha infra-estrutura condições necessárias para arcar com os custos da aquisição dos sistemas de informação. É necessário dispor de mão-de-obra qualificada para operar os sistemas, ter ambiente adequado aos sistemas e se manter atualizada. Os principais objetivos de se fazer um planejamento são: buscar maior eficiência interna, criando uma base de informações necessárias para o bom funcionamento operacional e gerencial; administração das informações do ambiente externo; planejamento dos recursos de tecnologia da informação parra suportar o Sistema de Informação envolvendo qualidade de hardware e software; utilização da informação perante os concorrentes.

Conclusão

Diante dos fatos apresentados conclui-se que os sistemas de informação

facilitam a comunicação, comércio internacional e liberdade de movimentação, com diferente intensidade dependendo do nível de desenvolvimento de uma organização. Todas as funções de administração, de liderança e de planejamento são necessárias para o bom desempenho da organização e para desenvolver essas funções são essenciais a utilização destes sistemas de informação, que auxiliarem na transmição de informações aos administradores e realizam as operações fundamentais da organização. São estratégias que influem na tomada de decisão dos negócios e garante lucros à empresa, sendo o mundo depende da tecnologia dos sistemas de informação para se desenvolver e crescer.

                                                                           Autora: Maíra Barbosa